Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Cách đăng ký?

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Nếu như bạn muốn biết thêm thông tin về hóa đơn điện tử, điều kiện cũng như thủ tục đăng ký thì không thể bỏ qua bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu được tạo ra, xử lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, nhằm ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Được sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, bao gồm giảm thiểu chi phí in ấn, thuận tiện trong việc lưu trữ và giảm rủi ro mất mát, hư hỏng.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, hóa đơn điện tử được tạo lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức kinh doanh đã có mã số thuế. Các hóa đơn này phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn dữ liệu.

Hóa đơn điện tử có nhiều loại khác nhau, phục vụ cho các mục đích kinh doanh đa dạng, bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) và hóa đơn bán hàng.
• Hóa đơn xuất khẩu.
• Các hóa đơn khác như phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, phiếu thu tiền bảo hiểm, chứng từ thu cước phí dịch vụ ngân hàng, v.v.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện nhất định, chia thành hai nhóm: điều kiện cần và điều kiện đủ. Những điều kiện này đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ năng lực và cơ sở hạ tầng để triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.

Điều kiện cần

• Tổ chức kinh tế có giao dịch điện tử với cơ quan thuế, ngân hàng: Điều này bao gồm các hoạt động như nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng, hoặc các giao dịch ngân hàng qua Internet Banking. Những hoạt động này cho thấy doanh nghiệp đã quen thuộc với việc sử dụng các phương tiện điện tử trong quản lý tài chính.
• Sở hữu chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số (còn gọi là chữ ký điện tử) là công cụ quan trọng để xác thực các giao dịch điện tử.

Điều kiện đủ sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài các điều kiện cơ bản trên, doanh nghiệp cần đáp ứng thêm các yếu tố bổ trợ để đảm bảo sử dụng hóa đơn điện tử một cách toàn diện và hiệu quả:

• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp cần có cơ sở hạ tầng phù hợp để khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
• Đội ngũ nhân lực đủ năng lực: Sử dụng hóa đơn điện tử đòi hỏi một đội ngũ nhân viên có đủ trình độ, kiến thức và kỹ năng để vận hành hệ thống và xử lý các tình huống phát sinh.
• Phần mềm kết nối: Doanh nghiệp cần có phần mềm kinh doanh hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập website Tổng cục Thuế và điền thông tin đăng ký

Trước tiên, doanh nghiệp cần truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế tại địa chỉ http://www.gdt.gov.vn/wps/portal. Sau đó, điền đầy đủ thông tin vào tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01, nằm trong phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thông tin bao gồm:

• Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email.
• Loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, v.v.).
• Thông tin liên quan đến chữ ký số mà doanh nghiệp sử dụng.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành tờ khai đăng ký, doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 02, cũng thuộc phụ lục của Thông tư 32 và Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thông báo phát hành này gồm:

• Thông tin về doanh nghiệp, bao gồm mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, v.v.
• Thông tin về hóa đơn điện tử, như ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, và thời điểm bắt đầu sử dụng.
• Bản mẫu hóa đơn điện tử dự kiến phát hành.

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu bằng chữ ký điện tử hợp lệ. Việc ký số này là để xác nhận rằng hóa đơn điện tử mẫu đã được tạo lập và được doanh nghiệp chấp thuận.

Bước 4: Gửi đăng ký đến cơ quan thuế

Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp cần gửi tờ khai đăng ký và thông báo phát hành đến cơ quan thuế. Điều này có thể được thực hiện thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc bằng cách in thành văn bản và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.

Xem thêm: Sự hài lòng của khách hàng là gì? Tầm quan trọng của nó?

Trên đây là những chia sẻ của tygia.wap.vn về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, mong rằng qua đây bạn đã nắm được các thông tin hữu ích rồi nhé.